• Waar moet je op letten bij het managen van externe teams?
  • Tips van bedrijven die volledig cloud-based werken
  • Technologie maakt werken op afstand veel gemakkelijker
  • Startups kunnen van externe teams profiteren

Het traditionele 9-to-5 kantoor sterft langzaam uit. In feite is er niets ‘traditioneel’ meer aan de werkplek van dit digitale tijdperk – er zijn haast geen kleine cubicles meer en stikte werktijden en rigide hiërarchieën zien we ook steeds minder. Je hoeft eigenlijk niet eens meer op kantoor te zijn om je werk te kunnen doen, vandaar dat de meeste digital natives er steeds vaker voor kiezen om op afstand te werken. Dat biedt bedrijven ook veel voordelen, omdat ze op deze manier toegang krijgen tot een veel uitgebreidere talentenpool en bovendien dringen externe teams de bedrijfskosten flink terug. Omdat ze niet meer van en naar het werk hoeven te reizen, hebben werknemers meer tijd en ervaren ze minder stress. Zoals je ziet bieden dit soort nieuwe dienstverbanden enorm veel voordelen, maar toch zijn er ook wel wat uitdagingen.

Hoe motiveer je werknemers bijvoorbeeld die aan de andere kant van de wereld wonen? Hoe communiceer je met collega’s die naar bed gaan als jij ’s morgens aan je eerste kopje koffie zit? En hoe zorg je ervoor dat de teamleden elkaar ontmoeten en je bedrijfscultuur omarmen? Deze uitdagingen zijn op het eerste gezicht misschien wat ontmoedigend, maar het managen van externe teamleden is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Als je de juiste mensen aanneemt, frequent met elkaar communiceert en duidelijke regels hebt, kun je de meeste problemen voorkomen en loopt alles binnen no time op rolletjes.

Waar moet je op letten bij het managen van externe teams?

De eerste stap in het samenstellen en managen van een goed functionerend team is uiteraard het in dienst nemen van de juiste mensen. En zodra je een goed team bij elkaar hebt, zorg je er met duidelijke werkprocessen voor dat alle werkzaamheden efficiënt verlopen. Je moet de informatiestroom tussen de teamleden goed organiseren, bijhouden wie waar en hoe lang aan werkt en besluiten welke communicatiekanalen het meest geschikt zijn voor welke taken. Daarbij is het belangrijk om eerst verschillende soorten communicatietools te testen, zodat je goed kunt bepalen welk systeem het meest efficiënt is voor je team.

Frequente communicatie is ook essentieel voor een efficiënt team. Met wekelijkse videovergaderingen kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat teamleden en managers elkaar beter leren kennen. Bovendien kun je op die manier ook een bedrijfscultuur creëren, wat belangrijk is voor de motivatie, betrokkenheid en loyaliteit van je werknemers. Een verscheidenheid aan digitale communicatiemiddelen, apps voor het delen van bestanden en softwareprogramma’s voor projectmanagement zijn belangrijk voor het ontwikkelen van een vriendelijke en efficiënte werkomgeving.

Veel mensen werken op laptop in grote donkere ruimte

De eerste stap in het samenstellen en managen van een goed functionerend team is uiteraard het in dienst nemen van de juiste mensen.

En ongeacht welke skills je werknemers al bezitten, je kunt je teams natuurlijk altijd nóg sterker en bekwamer maken door te investeren in training. Denk hierbij aan online cursussen of het beschikbaar stellen van studieboeken. En als het budget het toelaat, kun je overwegen om elk jaar een evenement te organiseren waar je werknemers elkaar ook persoonlijk kunnen ontmoeten. Je kunt bijvoorbeeld je team inzetten om dit te organiseren, wat ook de communicatie- en samenwerkingsvaardigheden van je werknemers verder versterkt.

Het managen van een team op afstand kan best een uitdaging zijn, maar met deze tips kun je een aantal veelvoorkomende struikelblokken vermijden. Sommige managers behandelen hun werknemers op afstand bijvoorbeeld als gezichtsloze entiteiten die hun werk doen, zonder veel ruimte voor flexibiliteit of mogelijkheden om deel te nemen aan meetings of werkdiscussies. Als er dan ook nog eens sprake is van beperkte communicatie en suboptimale projectmanagement-programma’s, krijg je al snel te maken met onaangename situaties – zoals bijvoorbeeld projectvertragingen.

Tips van bedrijven die volledig cloud-based werken

Veel mensen denken dat remote teams niet erg effectief zijn. Sarah Kuehnle van het online artwork community platform Dribbble, is het daar zeker niet mee eens en zegt: “In werkelijkheid is het tegendeel meestal waar. De mogelijkheid om afleiding te minimaliseren – op een plek waar de persoon zich het meest comfortabel voelt – en gefocuste tijd hebben voor het werk, leidt tot grotere productiviteit”. En in tegenstelling tot de mythe dat teams op afstand geen goede bedrijfscultuur kunnen ontwikkelen, blijkt uit een enquête van Gallup dat werknemers op afstand toch het gevoel hebben dat hun mening belangrijk is en dat ze de missie en cultuur van het bedrijf begrijpen en omarmen. Dan is er nog de mythe dat teams verspreid over continenten en tijdzones onmogelijk goed kunnen samenwerken. Deze stelling wordt weerlegd door CEO’s als Greg Caplan, van het reisbureau Remote Year. Hij is van mening dat “virtuele meetings vaak efficiënter en productiever zijn dan vergaderingen waar mensen fysiek aanwezig zijn” en dat zaken juist sneller worden opgepakt en afgerond.

En om werknemers aan te moedigen om te socializen en over dingen te praten die juist niet werkgerelateerd zijn, kwamen de managers van Remote Year met ‘virtuele waterkoelers’ – speciale Slack-kanalen waarin je met je collega’s bijvoorbeeld kunt chatten over boeken, muziek of gezondheidstips. Kevan Lee, directeur marketing bij het social media management platform Buffer, legt uit dat bedrijven “een omgeving van vertrouwen moeten creëren. Als je feedback krijgt is het net zo belangrijk om daar op feitelijk niveau naar te luisteren. Vat het niet persoonlijk op, want zo is het niet bedoeld”. Een andere manier om werken op afstand efficiënter te maken is door mensen te laten weten “dat het oké is als je niet elke dag perfect presteert”, zegt Jan Schulz-Hofen, de CEO van het projectmanagementplatform Planio. Daardoor voelen werknemers zich meer ontspannen – vergissingen en fouten zijn immers menselijk.

Technologie maakt werken op afstand veel gemakkelijker

Het succesvol managen van een team op afstand kan alleen maar met een uitgebreid pakket digitale tools. Het spreekt voor zich dat effectieve communicatiemiddelen van cruciaal belang zijn en dat teams op afstand in toenemende mate afhankelijk zijn van apps als Slack. Met dit programma kunnen gebruikers bijvoorbeeld de hoofdchat opsplitsen in meerdere, themagerelateerde chatrooms en gebruikmaken van functies als voice- en videochat. Bovendien kun je meer dan 1.500 andere apps integreren in het programma. Ook apps voor het delen van bestanden, zoals Dropbox, zijn van cruciaal belang en om projecten soepel te laten verlopen zijn projectmanagementapps als Asana, of meer geavanceerde apps als Basecamp, zeer effectief. Zoom of Skype zijn een uitstekende keuze voor videoconferencing, en met ‘When I Work’ kun je timen hoe lang iemand aan een project werkt. Er zijn overigens nog veel meer betaalbare apps waarmee externe teams efficiënter kunnen werken.

Startups kunnen van externe teams profiteren

Werk op afstand biedt zowel bedrijven als werknemers verschillende voordelen. Managers krijgen toegang tot een uitgebreidere talentenpool en kunnen de overheads sterk terugschroeven, terwijl werknemers meer vrijheid en een betere werk-privébalans hebben en over het algemeen productiever en minder gestrest zijn. Teams op afstand managen kan een uitdaging zijn, maar met de juiste tools en tactieken wordt dat al snel veel minder lastig. Startups kunnen op verschillende manieren profiteren van de groeiende populariteit van flexibele werkregelingen. Bovendien kunnen ze met goed georganiseerde teams vol vertrouwen de concurrentie met grotere bedrijven aan.